Công ty bạn sẽ thành công nếu bạn thuê được đội ngũ tác nghiệp thích hợp. Tuy nhiên, việc chọn người làm việc thích hợp là một thử thách. Người chủ phải theo đúng luật lao động, và phải biết mối quan hệ giữa mình và đối tượng mình muốn thuê. Người được thuê làm việc có hai loại: permanent và làm việc theo hợp đồng. Người chủ phải phân định chính xác người được thuê thuộc loại nào, nếu không sẽ sinh ra hậu quả tài chánh và thuế nghiêm trọng. Ví dụ, nếu người chủ khai lầm nhân viên chính thức là contractor thì phải đóng thuế lao động cho người đó kể cả tiền phạt. Bài báo này nói đến sự khác nhau giữa hai loại lao động và nêu các qui định báo cáo cho từng loại. 
Qui định chung: hợp đồng hay chính thức 
   Để xem người làm việc thuộc loại nào thì người ta đánh giá mức độ kiểm soát và tính độc lập của người đó. Theo qui định thông thường, nếu người chủ có thể kiểm soát việc làm của người nhân viên kể cả cách làm việc của người đó, thì nhân viên đó được coi như là nhân viên chính thức. Còn khi người chủ chỉ biết được kết quả công việc, không phải sử dụng phương tiện hay biện pháp đem lại kết quả đó thì người thực hiện công việc là người làm việc theo hợp đồng độc lập. 
20 yếu tố (factors) IRS dùng để phân loại nhân viên

Theo ấn bản 937 Business Reporting của IRS, qua một cuộc thử nghiệm 20 yếu tố dùng để phân biệt giữa nhân viên chính thức và nhân viên hợp đồng độc lập….20 yếu tố đã được xác định. Ý nghĩa của mỗi yếu tố khác nhau tuỳ thuộc vào công việc và hoàn cảnh làm việc": 
1. Hướng dẫn: Người làm việc nếu bắt buộc phải theo sự hướng dẫn của người chủ như là phải làm khi nào, tại đâu và làm như thế nào thì đó là người làm việc chính thức. 
2. Huấn luyện: Người làm việc càng được người chủ huấn luyện nhiều thì đó là người lao động chính thức. 
3. Hội nhập: Vấn đề quan trọng là công việc của người lao động đem lại sự thành công hay tiến triển cho chủ doanh nghiệp, đó là nhân viên chính thức. 
4. Làm việc theo mục đích riêng: Người làm việc để được trả lương thì đó làm việc chính thức. Ngược lại, người làm việc theo hợp đồng thường làm thay công việc của nhân viên chính thức, được trả tiền theo hợp đồng qui định.. 
5. Quyền thuê người trợ giúp: Người không có quyền thuê, kiểm soát và trả lương cho người trợ giúp thì đó là nhân viên chính thức. 
6. Duy trì quan hệ: Người làm việc trong khoảng thời gian đáng kể hay khoảng thời gian định kỳ là nhân viên thường trực. 
7. Sắp đặt thời gian làm việc: Người làm việc theo sự sắp xếp thời gian của người chủ là nhân viên chính thức. Ngược lại, người làm việc theo hợp đồng thường tự sắp xếp thời gian làm việc cho mình. 
8. Thời gian làm việc: Người làm việc chính thức thường có mặt tại cơ sở full time
9. Làm tại địa điểm: Người làm việc tại cơ sở của chủ là nhân viên chính thức. 
10. Trật tự: Người làm việc theo trình tự do người chủ qui định nhân viên chính thức. 
11. Làm báo cáo: Người mà ông chủ yêu cầu phải báo cáo thường xuyên là nhân viên chính thức 
12. Cách thức trả tiền: Người mà ông chủ trả tiền theo giờ, tuần hay tháng là nhân viên chính thức. Ngược lại, người làm việc theo hợp đồng thường được trả theo công việc.
13. Chi phí: nhân viên chính thức được người chủ thanh toán các khoản chi phí cho công việc và đi lại. Còn người làm việc hợp đồng phải tự trả chi. 
14. Đầu tư: Lao động hợp đồng phải tự đầu tư phương tiện và thiết bị và làm việc nhiều hơn. 
15. Dụng cụ và vật liệu: nhân viên chính thức được người chủ trang bị dụng cụ, vật liệu và những thiết bị khác. 16. Lời và lỗ: Lao động hợp đồng tự chịu lời lỗ khi làm công việc nào đó. 
17. Làm việc cho nhiều ông chủ: Lao động hợp đồng có thể trong cùng một thời gian làm việc cho nhiều người. 
18. Quảng bá công việc với công chúng: Lao động hợp đồng thường giới thiệu với bên ngoài về công việc của mình qua danh thiếp hay quảng cáo. 
19. Quyền sa thải: nhân viên chính thức có thể bị ông chủ sa thải bất cứ lúc nào. Còn đối với lao động hợp đồng có thể bị người chủ chấm dứt hợp đồng dựa vào những điều khoản nêu rõ trong hợp đồng. 
20. Quyền nghỉ việc: nhân viên chính thức có thể nghỉ việc bất cứ lúc nào mà không phải gánh chịu trách nhiệm nào đới với người chủ. Trong khi đó, lao động hợp đồng thường không thể bỏ ngang giữa công trình đang làm mà không gánh vác trách nhiệm vì không hoàn tất công việc cam kết. 
Ví dụ như: Một thợ sơn có với đầy đủ thiết bị, đi vào một building và nói là anh ta có thể sơn xong toà nhà khoảng 3 tuần với giá hạ. Người này có thể được xem như làm việc theo hợp đồng. Anh ta có thể thực hiện công việc sơn như giao kèo đồng thời cũng có thể sơn cho nhiều nơi khác. Một ví dụ khác: Một người bảo trì(maintenance worker) làm việc 20 giờ một tuần trong một khu văn phòng vào các buổi sáng và những ngày cuối tuần, người này không làm việc ở nơi nào khác, đây có thể xem như là một nhân viên chính thức của ông chủ toà nhà. 
Báo cáo thu nhập cho lao động hợp đồng 
    Những người chủ được yêu cầu nộp báo cáo theo mẫu Form 1099-Misc and 1096, Miscellaneous Income về các khoản tiền lương cho người lao động hợp đồng trong một năm. Mẫu báo cáo này kê khai hết các khoản thanh toán cho lao động hợp đồng từ $600 trở lên trong một năm.

 
Báo cáo và đóng thuế thu nhập của lao động thường trực 
    Thuê mướn nhân viên chính thức tốn kém hơn so với thuê mướn theo hợp đồng. Người chủ phải đóng thuế thu nhập, thuế an sinh xã hội, y tế và thuế trợ cấp thôi việc(unemployment tax) dựa trên số lượng. Các chi phí về thủ tục và làm báo cáo lại còn nhiều hơn nữa. Người chủ phải nộp nhiều loại báo cáo cho mỗi quý(quarter), hàng năm đúng hạn theo mẫu Form 941, Form 940, Form W-3, W-2 và Form 5500. Ngoài ra, mỗi tiểu bang còn yêu cầu thêm báo cáo khác liên quan đến thu nhập của người lao động. 
Kết luận

    Như vậy, việc người chủ có thể nhận định chính xác giữa nhân viên chính thức và nhân viên hợp đồng rất quan trọng. Nếu không đi đúng theo luật qui định thì sẽ phải chịu nhiều tổn thất. Phần lớn việc khai báo lương nhân viên chính xác là do sự hiểu biết tường tận về những luật lệ cần thiết trong lãnh vực này. Thông thường, người chủ doanh nghiệp không có thời gian và kinh nghiệm chuyên môn để theo đúng luật qui định. Nên thuê một dịch vụ chuyên lo về luật payroll hoặc một kế toán viên chuyên nghiệp để người chủ có thể tập trung sức lực vào những việc điều hành kinh doanh của mình.